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合同的合規管理是企業合規管理的重中之重
2019-09-25 14:46:26   發布人:gzec   

隨著大合規時代的到來,企業對合規工作越來越重視。 《中央企業合規管理指引(試行)》指出,“市場交易” 是合規管理的重點領域,合同是市場交易的載體,是企業最基本的行為,企業的商業目標大多是通過合同實現的,因此,可以認為合同的合規管理是企業合規管理的重要內容。

本文擬從合同管理的重點、常見合同管理不合規表現以及如何規制合同合規等方面,分析闡述合規視角下的合同管理

一、管理的重中之重

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。合同是一種經濟行為,合同法律風險是企業最為常見也最為重要的法律風險,合規介入合同管理是為這種行為控制法律風險,以確保實現交易目的和保障交易安全。管理是一種通過建立秩序的方式以實現某種目的的人為、有意識的干預手段,合同管理是全過程的、系統性的、動態性的管理。

全過程管理就是由商務談判、合同草擬、簽訂、生效直至合同失效為止,合同的合規不僅要重視合同簽訂前的管理,更要重視簽訂后的管理。系統管理是凡涉及合同條款內容的各部門按照職責分工協同管理。動態管理就是注重履約全過程的情況變化,特別是要掌握對己方不利的變化,及時對合同進行修改、變更、補充、中止或終止。

合同管理是制度、流程、文本的管理,具體來說就是:

第一,客戶選擇及交易的管理,避免因不當的選擇形成締約過失責任,或選擇風險較大而收益不大的客戶或交易;

第二,合同簽訂及生效的管理,從內部完善審批制度和合同簽訂及履行的標準程序,杜絕因合同簽訂及履行的隨意性而產生的風險;

第三,建立完整的合同文本管理、檔案管理制度,以保證企業能夠不斷自我完善,也防止因缺少證據而喪失權益;

第四,各部門相互配合協同管理,各部門對于生產計劃、合同履行中本部門的職責明了,并嚴格按合同要求相互配合;

第五,危機事務處理管理,在合同履行中如果出現違約、突發公共事件等,及時采取有力措施,防止損失發生或防止損失擴大;

第六,文本體系的管理,包括表單管理體系、投訴理賠管理體系等,避免因管理環節上的疏忽帶來法律風險。

二、常見不合規現象

合同管理常見不合規現象主要有以下幾種。

合同管理制度不健全,權責不分明。

合同基本管理制度一般包括合同管理辦法、法人授權委托制度、合同專用章管理制度、合同審批制度、合同臺賬管理制度、合同檔案管理制度、招投標管理制度、合同相對方管理制度等,大多數企業沒有規定嚴謹統一的合同管理制度,基本管理制度不全,制度缺乏協調統一、造成合同管理職責不清。合同簽訂權限不明,管理流程不清晰,存在先履行后簽約情況,對實質性變更合同文本的平行審核程序不清晰等。相關職能部門和不同級別層次的管理者都參與合同管理時,很容易出現合同審批環節多致使合同管理效率低下,信息傳遞不及時。

合同審查不嚴,履約管理不到位。

合同審查是合同管理的重要環節,也是合同管理常見的薄弱環節。合同審查是所有合同工作的基本功,也是其他合同工作的基礎,審查的目的是發現合同中所存在的、可能導致當事人利益受到損害的權利義務條款,并以合適的方式報告給當事人。對合同相對方缺乏資質審查或審查不嚴,對其資質缺乏跟蹤調查。合同條款約定不明確、不規范,用詞不準確,對合同執行情況缺乏監督。合同履約管理不到位,一簽了之,在對方違約后,維權意識不強。違規續簽合同,違規變更,超合同結算,超進度支付等。合同管理監督不嚴,雖然有較為完備的合同管理規章制度,但是在制度落實上做得不夠,上級職能部門對下級單位沒有做到經常性的監督、檢查和考核。

合同文本質量不高,留有合同風險敞口。

合同主體不當,合同當事人主體合格,是合同得以有效成立的前提條件之一,而合格的主體,首要條件應當是具有相應的民事權利能力和民事行為能力的當事人。合同不嚴謹,合同未簽字,部分合同未加蓋騎縫章,合同未簽訂日期,合同文字不嚴謹,容易發生歧義和誤解,導致合同難以履行或引起爭議。合同要件不全,合同條款掛一漏萬,工程合同缺少工程量清單、合同總額等關鍵條款。不全面、不完整、有缺陷、有漏洞,常見漏洞的往往是違約條款,詳盡的違約責任條款可以把合同相對方違約的可能性降到最低程度,并根據對方當事人的交易信譽和對合同未來結果的預期,設計對自己有利但又能為對方所接受的“雙贏”合同

三、合同管理步驟應明確

合同的合規管理,是合同法律風險管理與企業管理的有機結合,是指以合規專業人員為主的合同管理活動,強調主動收集企業及法律環境方面的信息,分析企業的交易行為,從實現企業商業目標且控制風險的角度選擇最合適的方案,通過合同管理制度、合作操作流程、標準合同文本相結合,將合同規制融于企業的管理之中。

1.完善合同管理制度

按照合同管理全周期的要求,就合同管理全過程的每個環節,建立和健全具體的、操作性強的管理制度,使合同管理有章可循。這些制度有:第一,合同管理基本制度,包括立項、審核、批準、履行等環節的基本制度;第二,合同管理其他制度,如合同歸口管理制度,合同授權委托制度,合同審查制度,合同會簽和審批制度,合同專用章管理制度、合同監督檢查制度,合同臺賬及統計報表制度,合同歸檔制度等;第三,合同重大失誤追究制度,問責、容錯糾錯、追責制度。

2.加大合同信息化管理力度

全周期合同管理的每個環節,都應嵌入信息化,用技術手段控制合同管理風險。合同的全周期管理包括合同的前期管理(合同立項管理、合同文本、法律部內部流程管理、合同的復核、會簽和批準、合同專用章管理、合同審查的一般流程)、合同履行管理(法務與其他部門分工與職責、合同管理的風險預警機制、合同變更與轉讓管理、合同終止與管理、合同索賠管理、合同爭議處理)以及合同的后期管理(合同檔案的整理和保存、合同執行情況評估、合同總結)。

全流程管理。合同管理信息系統采用模塊化設計,將各項功能通過模塊的設置來實現,整個系統共包括合同訂立管理、合同履行管理、履約評價管理、合同查詢統計、合同監管、標準文本管理、應用與系統管理、系統接口等模塊,各模塊功能既相互獨立,又相互聯系,共同構成一個有機整體。

3.做好合同審查

審查合同主體是否合格。合同主體是否具備簽訂及履行合同的合法資格,是合同審查中的首要問題。主體資格上存在法律缺陷,將是合同無可回避的根本性缺陷。

審查條款內容是否合法。在內容合法性方面,交易內容、交易模式以及術語等均應盡最大可能與法律規范的規定相一致,避免因合法性問題或學理之爭而影響交易安全或交易結果。

審查雙方約定是否實用。實用性條款是合同基本條款的細化和延伸,是為了確保按交易條件達到交易目的而增加的條款,需要根據委托人的交易目的和所希望的交易條件去審查這條款是否具備,包括必需的實體及程序內容。

審查權利義務是否明確。權利義務不明確是合同的隱患,嚴重影響交易的安全性,因此必須審查條款間的融合性,務使權利義務的表述、違約的范疇、違約制裁、歸責方式等條款明確且協調融合。

審查是否滿足交易需求。合同條款不僅要滿足交易本身的需要,還要在更為宏觀的高度上為交易的目的服務。不僅要便于順利得到即時的產品或服務,還要便于達到企業的長遠交易目的,從更高層面維護當事人的利益。

對合同表述問題的審查,就是合同外在質量的審查。合同的外在質量主要是合同的表述質量,這些質量基本上與法律規定沒有太大的關系,而是語言文字功底、邏輯推理能力、整體思維能力的綜合體現,是合同內容的載體和外在體現形式,雖然不是直接的法律問題但同樣會直接產生不利的法律后果。主要包括對結構體系、功能模塊、思維邏輯、表述精度、版面安排等方面的審查。

四、合規視角下落實“規”

合規視角下看合同管理,一定要找準“規”是什么?加強合同管理是全面從嚴治黨、嚴格依法治企的一項重要工作,合同管理的“規”就是《中華人民共和國合同法》、合同法相關司法解釋、企業合同規章制度以及涉及到合同的管理制度等。

合規視角下看合同管理,一定要堅持點線面相結合。通過點線面相結合,即按照合同的8個要件查找風險點、按照風險點發現違規線、按照違規線界定改進面,通過匯總梳理合同信息,合理分析研判,精準發現合同管理中存在的問題和線索。做到全面查看和重點關注相結合、合同簽訂和履約情況相結合,查閱資料和個別訪談相結合。要關注涉及重大資金、重大項目的重要合同,以及變更不合理、履行不到位等重點問題。

合規視角下看合同管理,一定要有全流程管理的意識。既要查看每一個合同,從立項、審批、變更,到決算、審計、支付等環節是否有明顯的漏洞,也要注重合同的履約管理到不到位,比如是否履行了不安抗辯權,更要注重履約評價,是是優質合作伙伴,還是可以列入黑名單等,回溯到公司的日常經營管理過程之中,對制度和流程進行合規性評價,督促違規整改和持續改進,幫助企業實施管理流程再造。

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